Los procesos productivos de cualquier empresa activa hoy en día conlleva a que durante su actividad se genere documentación de todo tipo: contratos, presupuestos, facturas, justificantes… pero cuando ya han cumplido su labor dentro de la empresa y ha llegado el momento de almacenarlos, ¿Conoces realmente el plazo legal que debemos de cumplir para conservarlos? ¿Dependiendo del tipo de archivo el tiempo de almacenamiento puede cambiar? ¿Tiene que seguir algún orden específico?.
Estas son algunas de las preguntas que las empresas en algún momento durante su ciclo de vida, se han planteado y que en Tratamiento de Archivos vamos a ayudarte a solventar.
El periodo de almacenamiento según la normativa mercantil se encuentra recogido en el artículo 30 del Código de Comercio el cual indica que los empresarios estarán obligados a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de pago con relación directa a su actividad empresarial al menos 6 años. Aunque este es el plazo mínimo legal, lo cierto es que se recomienda que cierta documentación se guarde de manera indefinida como libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo y copias de seguridad informática de registros contables.
“Es importante recalcar que ha de seguirse un orden cronológico en el almacenamiento de dicha información, del mismo modo, hay que tener en cuenta a parte de los archivos en papel, los documentos digitales (facturación) enviados o recibidos por correo electrónico”.
Los plazo de prescripción de la documentación por lo que en la siguiente tabla haremos un resumen de los más usados según la materia a la que pertenecen:
| Materia | Prescripción | Normativa |
| Laboral a efectos de infracciones | 3 años | Art. 4.1 RD 5/2000 |
| Seguridad Social a efectos de infracciones | 4 años | Art. 4.2 RD 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones | 5 años | Art. 4.3 RD 5/2000 |
| Fiscal a efectos de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Contable y mercantil | 6 años | Art. 30 del CC |
| Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social | 10 años | Art. 131 LO 10/1995 |
En definitiva es importante conocer el plazo obligatorio de custodia legal de la documentación de tu empresa según las normas vigentes y es por eso que numerosos clientes tales como asesorías, bufetes de abogados y organismos oficiales entre otros, han confiado en nosotros para la guarda y custodia de sus archivos, facilitando en un futuro si fuese necesario la búsqueda de información.
Nuestras áreas de actuación son Sevilla, Cádiz, Málaga, Mérida, Cáceres, Badajoz, Huelva, Granda y Córdoba.
