El archivo de una empresa es una de las partes de esta a la que menos cuenta se le echa. Todos estamos pendientes de los clientes, de nuestros productos, de los proveedores, etc, pero al archivo de documentación se le deja de lado. Normalmente se empiezan guardando los documentos en carpetas AZ o en archivos definitivos, que a su vez se colocan en estanterías en los propios despachos “decorando las paredes”. Una vez que tenemos llenas todas las paredes, se tiende a guardar las cajas en el cuartillo más escondido de la oficina, ese que normalmente tiene el cuadro eléctrico, el servidor, la caldera, o cualquier otro elemento electrónico que es justo lo que habría que alejar lo más posible de nuestro archivo en papel.
Cuando ya se ha llenado ese cuartillo, lo siguiente es alquilar un trastero en el edificio (si los hay) o incluso una oficina solo para poder seguir acumulando nuestras cajas de documentación confidencial de nuestra empresa. He visto algunos documentos en trasteros en azoteas…
Algunas empresas ya desesperadas y que deciden buscar alguna solución, acuden a una nave donde alquilan pequeños trasteros, pero son ellos los que tienen que comprar las estanterías, trasladar las cajas, colocarlas allí, hacer el inventario, y lo peor de todo, desplazarse allí cada vez que necesitan un documento para rescatarlo y tener que volver a llevarlo de vuelta una vez consultado.
Riesgos a la hora de no archivar y custodiar los documentos:
- Incendio: Las oficinas no tienen las medidas de seguridad contraincendios indicadas cuando tienen tanto papel acumulado y la carga de fuego es tan alta
- Inundación: Al estar en oficinas con vecinos arriba, o estar en trasteros, el riesgo de filtración de agua es alto.
- Robo: El robo en una oficina es mucho más fácil que en un centro documental con todas las medidas de seguridad.
- Pérdida de documentación: Al no estar bien ordenada y controlada por un software que indique la posición exacta de cada caja.
- Incumplimiento de la LOPD al estar los documentos accesibles al público que entra en un oficina.
La solución profesional a este problema:
Nuestra empresa TDA presta el servicio de guarda y custodia documental y nos encargamos de todo el proceso completo:
- Recogida y desplazamiento de la documentación.
- Catalogación.
- Aseguramos y vigilamos todos los archivos en nuestros centros documentales, que cuentan con todas las medidas de control y seguridad.
- Facilitamos el acceso a la documentación llevando la caja solicitada a la oficina del cliente, o bien escaneando el expediente y enviándoselo por mail o cloud.
- Destrucción privada una vez prescriba el documento.
Y todo esto por un precio mucho más económico que alquilar trasteros o que el metro cuadrado que estamos ocupando en archivo en vez de en otros usos más productivos para nuestras empresas.
