La gestión de archivos supone un reto mayúsculo para todas las empresas, que en demasiadas ocasiones dedican una parte importante de sus recursos a esta imprescindible tarea. Por ello, en TDA queremos revelarte cómo mejorar las engorrosas búsquedas en el archivo, lo cual beneficiará el funcionamiento general de toda compañía.
Entre estanterías gigantes y cajones repletos de archivadores es muy difícil optimizar el rendimiento de cualquier empresa, pública o privada. Ante el reto de modernizar el rendimiento, lo más correcto es apostar por grandes soluciones como la implantación de un software de gestión documental.
De esta manera, una única inversión desencadenará un enorme ahorro de costes, originado por la enorme cantidad de tiempo que los empleados suprimirán en la realización del trabajo. Los minutos, e incluso horas, empleadas en engorrosas búsquedas pasarán a apenas segundos con la utilización de este tipo de herramientas, lo que es un claro signo de la necesidad de su implementación.
¿Cuáles son las funcionalidades básicas de este sistema?
1. Estructura de árbol
Localizar documentos importantes para la actividad laboral cotidiana será una tarea extremadamente ágil y sencilla, puesto que estos sistemas emplean una cómoda estructura de árbol que facilitará, en buena medida, encontrar cualquier tipo de archivo, independientemente de lo dificultosa que resultase la gestión de archivos manual.
Organizados en carpetas, las búsquedas en este sistema será muy similar a la de localizar cualquier fotografía personal o archivo en tu ordenador personal. Mediante una navegación intuitiva, no existirá documento que se le resista a tus empleados en cuestión de segundos.
2. Indexación
La indexación es el método por el cual todo documento va acompañado de una descripción técnica para facilitar su localización. La reseña contiene todos los datos básicos del archivo, tales como el título, autor, palabras claves, categorización, fecha, así como una pequeña explicación de lo contenido en el cuerpo del texto.
Ante la ambigüedad interpretable en el título de muchos de los documentos, pues todos se referirán a la propia actividad de la empresa, la habilidad en la descripción de la indexación resolverá de un plumazo todas las dudas, sin necesidad de revisar el contenido completo del archivo.
3. El propio sistema de búsquedas
Una vez organizada la estructura, el elemento que verdaderamente marcará la diferencia respecto a cualquier otro método de gestión y custodia de archivos será el sistema de búsquedas. Por ejemplo, Archivatech incluye una potentísima opción de búsqueda muy similar a la del mejor buscador cibernético.
Sin necesidad de una formación para la compresión de su funcionamiento, estos sistemas son totalmente accesibles para cualquier empleado, pues será posible localizar en su base de datos cualquier palabra contenida en los elementos de la indexación, así como en el cuerpo del texto, concediendo a la herramienta una agilidad contra la que ningún otro metodo podrá competir.
Dada las increíbles funcionalidades de este sistema, desde TDA recomendamos, de manera encarecida, su implantación en empresas con un alto volumen de documentación, teniendo en cuenta sus innumerables beneficios en cuanto a la optimización de la gestión de archivos.
