En la era digital, la gestión eficaz de los archivos físicos sigue siendo un desafío crucial para muchas organizaciones. TDA, líderes en servicios de tratamiento y gestión de archivos, te ofrece soluciones integrales para enfrentar este reto. En este post, exploraremos cómo realizar un inventario de archivos con precisión y eficiencia mediante un caso real, destacando la importancia de contar con expertos en el manejo de documentación histórica, administrativa, clínica, y técnica.
¿Por qué es fundamental realizar un inventario de archivos?
Un inventario detallado de documentos es esencial para cualquier organización que busca preservar y optimizar su gestión documental. Este proceso no solo facilita la identificación y localización de documentos importantes sino que también contribuye a la conservación de la información a largo plazo. En TDA, entendemos la importancia de este paso y ofrecemos nuestra experiencia para garantizar un inventario completo y detallado de tus archivos.
Por poner un ejemplo práctico, una asociación muy importante nos ha solicitado que hagamos un inventario de 3.000 cajas de archivo definitivo. Dentro de cada uno de esos archivos hay entre 30 y 40 expedientes y en el lomo de cada caja aparece un intervalo “desde-hasta” de números de expediente, pero realmente nunca han sabido con exactitud lo que hay en esas 3.000 cajas. Por ello, es importante identificar correctamente los expedientes y los datos relevantes para nuestro cliente.
¿Cómo hacemos el inventario en TDA?
Nuestra metodología incluye la identificación individual de cada expediente, no solo por su número sino también por nombre, fecha, y otros datos cruciales. Este proceso meticuloso nos permite:
- Identificar y corregir errores de colocación: A menudo, los expedientes se encuentran en cajas incorrectas. Nuestro inventario corrige estos errores, asegurando una organización precisa.
- Preparación para la conservación: Eliminamos elementos perjudiciales como grapas y clips para preservar la integridad física de los documentos, preparándolos para una posible digitalización.
- Optimización para la digitalización: Con los documentos en óptimo estado, facilitamos el proceso de transformación digital, un paso esencial hacia la modernización de tu gestión documental.
Mediante este proceso, el cliente consigue tener identificados todos los expedientes y aparte se subsanan errores de colocación ya que siempre aparecen expedientes en cajas que no corresponden con el intervalo correcto.
Con más de 25 años de experiencia, Tratamiento de Archivos destaca por su equipo de archiveros profesionales, capacitados en la gestión de todo tipo de expedientes. Nuestros servicios personalizados aseguran que tu archivo, ya sea administrativo, histórico, clínico o técnico, o si te encuentras dentro de sectores como arquitectos, abogados o procuradores, sea manejado con el máximo cuidado y profesionalismo.
Escríbenos hoy mismo para poder proporcionarte una solución personalizada y conseguir tener toda tu documentación al alcance de un clic y totalmente segura.
