No, no estamos con una armadura delante de nuestras naves, pero casi, casi. Aunque puede que ya sepas de qué va todo esto de la custodia documental, aún hay muchas dudas respecto a nuestro funcionamiento como empresa. Si no tienes claro por qué existimos y cómo hacemos nuestro trabajo, sigue leyendo, has dado con el post adecuado.
“Pero… ¿tenéis una nave con todo el papel almacenado?” Sí y no. No almacenamos el papel simplemente, si no que lo recogemos, lo indexamos, lo guardamos y facilitamos tanto su consulta como su destrucción. Y tenemos varios centros documentales que usamos dependiendo de la ubicación del cliente, en Sevilla, Jerez de la Frontera y Algeciras.
Nuestro trabajo es una profesionalización del clásico fichero que cualquier empresario tiene en su despacho. Y con empresario se incluye a todas las profesiones. Ya seas dentista, abogado o trabajes en una inmobiliaria, seguro que tienes guardado facturas, albaranes y documentos de importancia para tu negocio.
En cuanto a los armados delante de nuestras naves, no son tal evidentemente, pero cada cierto tiempo tenemos inspecciones para verificar que cumplimos con los requisitos para que guardar papel no sea un peligro. ¿Te imaginas que se produce un cortocircuito? Es un escenario que ningún profesional quiere que le ocurra, pero somos conscientes de que puede darse. Por ello, contamos con alarmas, materiales especiales en nuestros muros, salidas de emergencia y todo lo necesario para que, si por desgracia ocurre, los daños en personal y material sean los mínimos.
Además, contamos con revisiones periódicas de todos estos sistemas para garantizar que tu documentación en papel con nosotros estará más segura que en ningún otro sitio.
Instalaciones de Tratamiento de Archivos.
Seguridad, rapidez y fiabilidad: externaliza tu archivo con la custodia documental
“¿Guardar papel? Es un negocio abocado al fracaso”. Es evidente que la transformación digital está en pleno auge y, aunque hemos reservado otro post para hablar de este tema, te aclaramos ya que el papel no desaparecerá, al menos por el momento. Pero, si eso ocurriera, estamos más que preparados: contamos con sistemas de digitalización y con programas específicos para gestionar los nuevo e-documentos, que permitirán a tu empresa poder crear una oficina digital con «cero papel».
«¿Cómo sabré dónde están mis documentos?» Contamos con una metodología de trabajo que hemos ido perfeccionando a lo largo de los más de 20 años que llevamos en el mercado. En primer lugar, nos desplazamos al archivo que tengas para poder hacer una primera evaluación y estimación de tiempo y materiales necesarios para realizar el trabajo de custodia documental (sobre todo los clientes que necesiten mover mucha documentación).
En segundo lugar, y tras ser aprobado el presupuesto, procedemos a la recogida de todos los documentos, con profesionales y vehículos en los que se garantizará el cumplimiento de la LOPD. En tercer lugar, procedemos a la descarga e indexación de la documentación, a través de un sistema de codificación propio que impida saber el nombre del cliente y la información que se encuentra dentro de sus archivos. Así, logramos mantener todo ordenado, localizado y con un estricto protocolo de seguridad.
Si necesitas algún expediente, te ofrecemos la posibilidad de un servicio de consultas físicas o digital.
Ya sea por una cosa o por otra, ¡nos necesitas! Porque en Tratamiento de Archivos no hacemos guardia y custodia de archivos, si no que te ayudamos con esa parte engorrosa e inevitable de tu trabajo. ¿Y para qué? Pues para que dediques todo tu tiempo a lo verdaderamente importante de tu negocio y ahorrar en espacio y tiempo.
Si quieres saber más, puedes contactar con nosotros a través de email, rellenando el formulario o llamándonos.
