¿Qué pasa con los documentos en un concurso de acreedores?
El procedimiento concursal se inicia cuando una persona física o jurídica entra en situación de insolvencia actual o inminente, no pudiendo hacer frente a sus deudas. Su objetivo es intentar negociar y conseguir el acuerdo entre los acreedores y el deudor. En este procedimiento, la figura del Administrador Concursal es la más importante ya que toma el control y la gestión de la empresa y tiene que intentar buscar la mejor solución para las dos partes, de manera imparcial y bajo la supervisión de un juez.
El tema que tratamos aquí es que desde que se declara el concurso hasta que se llega al final de este, sea con la continuidad de la empresa o con la liquidación de la misma, se requiere un uso intensivo de la documentación tanto física como digital. Es aquí donde se le suele presentar un problema al administrador concursal ya que puede ser que la empresa empiece a adjudicar inmuebles y se quede sin espacio para guardar esos documentos o que se quede sin personal para gestionarlo. Por esta razón Tratamiento de Archivos (TDA) les ofrece una solución a esta situación.
Solución que aporta TDA
TDA ofrece los siguientes servicios a un administrador concursal:
- Recogida de la documentación y traslado a uno de los centros documentales de TDA, con vehículos seguros, ruta directa, personal con acuerdos de confidencialidad y control por gps de las rutas.
- Cotejo e inventario de la documentación al llegar a nuestros centros realizado por documentalistas con dilatada experiencia.
- Guarda y custodia de los expedientes en centros documentales con la máxima seguridad y control. Disponen de sistema de control de presencia y vigilancia conectadas con central receptora y policía local, sistema de prevención y extinción de incendios, control de temperatura, humedad, plagas, impacto de la luz y todos los requisitos exigidos a un centro de custodia documental.
- Envío de consultas de los documentos, ya sea con la entrega del original, como digitalizando los expedientes.
- Destrucción confidencial con certificado a la finalización del contrato.
Normalmente estos contratos se suelen firmar por un plazo de 5 o 6 años como mínimo, dependiendo de los plazos legales que afecten a la documentación que se va a custodiar que podría llegar hasta los 10 años. Asimismo, TDA ofrece un paquete completo con los servicios por un precio cerrado para que el administrador pueda pagarlo al principio de la relación contractual, en previsión de que la entidad concursada se quede sin liquidez en algún momento. Así el administrador se queda con la tranquilidad de que la documentación va a estar guardada y asequible para él durante el tiempo necesario y que será destruida una vez finalice el mismo.
¿Qué pasa cuando acaba el concurso y el plazo contratado?
Normalmente en el contrato de servicios se firma la fecha en la que hay que destruir los archivos custodiados. TDA siempre contacta por escrito con el administrador concursal para anunciar que se va a llevar a cabo la destrucción confidencial de los documentos, salvo que el administrador quiera ampliar el plazo de la custodia.