Digitalización documental de historias clínicas

“Tu clínica sin las historias en papel”

Cuando éramos pequeños e íbamos al médico, era muy típico ver como apuntaban en una ficha algunas respuestas que le dábamos o el tratamiento que nos recetaba. Esas pequeñas cuartillas de cartón las guardaban en cajoneras especiales que iban llenando las paredes de las consultas. Después pasaron a escribir esas notas en folios tipo A4 y las guardaban en sobres junto con otros documentos del paciente como pruebas realizadas e informes, que a su vez también guardaban normalmente en muebles cajoneras.

Con el paso del tiempo varias razones han llevado al sector a pasar a la historia digital.

1. El espacio que ocupan las historias en papel incluso la estética de las clínicas, ahora mucho más modernas, en las que ya no gusta tener ese tipo de archivo.
2. Riesgo de incendio al tener tanto papel acumulado, debido a que una gotera o inundación estropee el papel, o riesgo de robo en oficinas que no suelen tener mucha seguridad.
3. El cumplimiento de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) es mucho más factible sin tener las historias en papel.
4. Y por supuesto el importante ahorro en tiempo del personal en buscar todos los días las historias de los pacientes y volverlas a archivar en su lugar correspondiente.

Por estas y otras razones, poco a poco el sector sanitario se ha ido informatizando, equipándose con ordenadores y software específico donde crear las historias, guardar las pruebas médicas o imágenes y no tener que usar los típicos sobres.

¿Y qué hago con las historias clínicas que tengo en papel?

Tratamiento de Archivos (TDA) está especializada en ayudar al sector sanitario en esta transformación digital.  Lo hacemos de la siguiente manera:

• Recogida en la clínica de las historias a escanear, ya estén en cajoneras, muebles, estanterías, etc.
• Traslado a nuestro centro de digitalización, siempre dentro de uno de nuestros centros documentales. Esto es una gran ventaja, ya que todo el trabajo de escaneo-digitalización se realiza dentro de un centro que cumple con todas las medidas de seguridad para la guarda y custodia de documentación:
  • Sistema de control de presencia y vigilancia conectadas con central receptora y policía local.
  • Sistema de prevención y extinción de incendios según RD 513/2017 de 22 de mayo.
  • Control de temperatura, humedad, plagas, impacto de la luz.
• Escaneo cada historia clínica, eliminando grapas, clips, plásticos, etc y devolviendo la documentación a su estado original si se van a conservar. Disponemos de máquinas de última generación, con software de mejora de la imagen, OCR, posibilidad de escaneo de radiografías de cualquier tamaño, diapositivas, etc.
• Codificación de cada documento digital con los datos que nos especifique el cliente.
• Entrega de las imágenes en disco duro flash en formato compatible con el software del cliente.

Una vez finalizado el trabajo, TDA puede realizar la destrucción confidencial de las historias o bien ofrecemos la guarda y custodia en uno de nuestros centros documentales.

Otra posibilidad que ofrecemos es hacer un proceso de digitalización a demanda, ya que es posible que el cliente no necesite pasar a digital todo su archivo histórico.

En este caso, TDA puede recoger y guardar la documentación en su centro documental, y enviar en digital solo las historias que la consulta vaya solicitando semanalmente. Con este servicio el cliente solo va a invertir en las historias que de verdad necesita, y no las de pacientes que no vuelven a la consulta o ya han fallecido. Es una manera mas económica en la que se paga “por uso”.