Un abogado o bufete de abogados tiene en su archivo en papel gran parte de su trabajo desempeñado durante muchos años. Ellos abren un expediente cada vez que tienen un nuevo cliente, al que van aportando documentos de todo tipo como escrituras originales, extractos de bancos, diarios de contabilidades, justificantes de cualquier tipo, documentación fiscal, y también las providencias, escritos, demandas y demás documentos jurídicos que se van generando a medida que va avanzando el procedimiento judicial.
El valor de este archivo en papel es incalculable. La desaparición de esta documentación podría provocar la pérdida de un caso con las indeseables consecuencias que esto conlleva.
Normalmente se empiezan guardando los documentos en carpetas AZ o en archivos definitivos, que a su vez se colocan en estanterías en los propios despachos “decorando las paredes”. Una vez que tienen llenas todas las paredes, se tiende a guardar las cajas en el cuartillo más escondido de la oficina, ese que normalmente tiene el cuadro eléctrico, el servidor, la caldera, o cualquier otro elemento electrónico que es justo lo que habría que alejar lo más posible de nuestro archivo en papel. Una vez lleno el cuartillo, la opción que tienen es realizar la custodia o gestión documental alquilando un trastero o una oficina para usarlo de archivo, por ejemplo.
Evidentemente el coste de tener algo alquilado como archivo sumado al coste de la gestión que eso supone (cuando hay que buscar documentación y después devolverla a su sitio) hacen que esto sea anti-rentable. A esto hay que sumarle los riesgos que corre el abogado al tener esta importantísima documentación custodiada en una simple oficina o trastero:
- Incendio. Las oficinas no tienen las medidas de seguridad contraincendios indicadas cuando tienen tanto papel acumulado y la carga de fuego es tan alta
- Inundación. Al estar en oficinas con vecinos arriba, o estar en trasteros, el riesgo de filtración de agua es alto.
- Robo de archivos. El robo en una oficina es mucho más fácil que en un centro documental con todas las medidas de seguridad.
- Pérdida de documentación. Al no estar bien ordenada y controlada por un software que indique la posición exacta de cada caja.
- Incumplimiento de la LOPD al estar los documentos accesibles al público que entra en una oficina.
¿Qué debe hacer el abogado con respecto a la gestión de documentos?
El abogado debe plantearse contratar un servicio profesional de guarda y custodia de archivos como el que ofrece TDA – Tratamiento de Archivos S.L.
Nuestra empresa TDA presta el servicio de guarda y custodia documental y se encarga de todo el proceso completo:
- Recogida y traslado de la documentación a uno de nuestros centros.
- Inventario caja por caja.
- Guarda y custodia en nuestros centros documentales, que cuentan con todas las medidas de control y seguridad.
- Facilitamos la consulta de la documentación llevando la caja solicitada a la oficina del cliente, o bien escaneando el expediente y enviándoselo por mail o cloud.
- Destrucción confidencial una vez prescriba el documento.
Y todo esto por un precio mucho más económico que alquilar trasteros o que el metro cuadrado que estamos ocupando en archivo en vez de en otros usos más productivos para nuestras empresas.
Si necesita un presupuesto o que un técnico vaya a visitarle para asesorarle de cómo hacer este proceso, solo tiene que rellenar la ficha de contacto de nuestra web o enviar un correo a comercial@tratamientodearchivos.es
