La custodia de archivos supone para las empresas un ahorro de espacio y tiempo. Hoy en TDA, expertos en el tratamiento de archivos en Andalucía, os hablamos sobre los beneficios que aporta.
Confiar en una empresa externa para custodiar tus archivos, es la mejor opción si lo que necesitas es guardar tus documentos fuera de la oficina. Tras muchos años de trabajo comenzamos a acumular documentos que no podemos destruir, pero que tampoco utilizamos diariamente. Estos archivos van acaparando mesas y estanterías de nuestra oficina, y nos impiden dedicar ese espacio a otras actividades más productivas. La falta de tiempo es otro de los motivos por los que las empresas contratan este servicio. Ordenar los archivos que hemos ido acumulando durante toda nuestra vida laboral puede llevarnos meses, tiempo del que la mayoría de las empresas no disponen. Para poder realizar otros trabajos en ese periodo de tiempo, lo mejor es contactar con una empresa experta en la custodia de archivos.
TDA lleva trabajando más de 20 años para ofrecerles a sus clientes el mejor servicio en la custodia de archivos. Este servicio podemos dividirlo en tres fases: logística inicial, servicio de depósito y custodia de documentación, y consultas de documentación. A continuación iremos describiendo los procesos que se desarrollan en cada una de ellas y qué beneficios nos aportan.
Logística Inicial
TDA se encarga de la recogida y el traslado de la documentación a nuestro centro de inventario. Esta tarea estará realizada por un equipo de archivistas y auxiliares que se encargarán de introducir la documentación de nuestro cliente en los contenedores normalizados de los que disponemos. Seguidamente, nuestros expertos realizarán un pre-inventario de toda la documentación para poder trasladarla a nuestros centros documentales. Una vez han llegado los archivos a nuestros centros, los contenedores son codificados con pegatinas de códigos de barra, y se realiza una descripción de los mismos para poder localizarlos posteriormente.
Servicio de depósito y custodia de documentación
Los contenedores de los que hemos hablado anteriormente, se depositan en las estanterías homologadas y realizadas con hormigón que forman nuestros centros documentales. Para la tranquilidad de los clientes, nuestros centros cumplen todas las normas de seguridad establecidas para este tipo de servicios: alarmas detectoras de presencias y humo, control periódico de posibles plagas, acceso exclusivo a personal autorizado y responsabilidad civil. También disponemos de un software de gestión documental desarrollado única y exclusivamente por nosotros, que aporta a la empresa la máxima seguridad.
Consultas de documentación
En cualquier momento nuestros clientes pueden solicitar la consulta de su documentación a través de un correo electrónico. Para aquellos que estén interesados en pedir esta consulta, los servicios que comprenden son:
Búsqueda de la documentación necesaria.
Transporte del cliente hasta la sede, o envío a través de email de la consulta digitalizada.
Reubicación y recogida de la documentación a su lugar de origen.
Todos estos servicios están encaminados a satisfacer de la manera más eficaz posible las exigencias de nuestros clientes. Desde TDA, expertos en el tratamiento de archivos en Andalucía, esperamos que nuestros servicios os sirvan de ayuda.