Las empresas de distribución siempre han funcionado generando un documento fundamental que es el albarán de entrega.
Este documento es la clave para la demostración de que se ha entregado el producto y también es el archivo a partir del cual se genera la contabilización de la venta, su consiguiente factura, el cobro, etc. Veamos un ejemplo:
Una empresa de distribución de comida para mascotas, o de productos para vender en puestos de chucherías por toda Andalucía. Sus transportistas van entregando los productos por todos los puntos de venta y en cada uno de ellos se genera un albarán con la firma o sello del destinatario del producto. Esto pasa todos los días del año y en todos los puntos de venta y esos documentos deben llegar en algún momento a una central administrativa con el consiguiente riesgo de que por el camino se pierda o deteriore alguno de ellos.
Una vez en la central, alguien tiene que ordenar esos miles de albaranes y empezar todo el proceso de baja del producto en el stock de almacén, conversión en factura, contabilización, cobro, etc. Hecho todo esto, hay que archivar los albaranes con algún orden para facilitar su futura búsqueda. Y las carpetas resultantes del almacenamiento de estos documentos hay que archivarlas en algún sitio y conservarlas durante años.
Todo este proceso conlleva mucho tiempo de varios empleados, riesgo de que los archivos se traspapelen en el camino desde que se generó hasta que llega a administración y también conlleva ocupar espacio con todas las carpetas que se van generando y que hay que guardar varios años.
SOLUCIÓN QUE OFRECE TDA PARA LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Desde TDA Tratamiento de Archivos tenemos una solución para todo este procedimiento:
Los transportistas nos envían por mensajería los albaranes semanalmente a nuestra central, nosotros escaneamos cada documento y lo subimos a una base de datos en la nube desde donde la empresa cliente tiene acceso directo a cada uno de ellos. Éstos a su vez, pueden hacer que directamente su software reconozca el nombre del albarán escaneado y lo incorpore a su sistema para su contabilización automática.
Una vez escaneado y subido el documento, se archivan en carpetas AZ respetando su orden, y se quedan en custodia en uno de nuestros centros documentales, que cuenta con la máxima seguridad y control requeridos.
Esto supone para el cliente un ahorro de tiempo de sus empleados muy importante en la gestión documental, y además les quita una tarea muy pesada y repetitiva que nadie quiere hacer.
EN TRATAMIENTO DE ARCHIVOS Conocemos la clave para optimizar y gestionar la documentación TANTO de albaranes, como todo tipo de archivos.
