En una empresa la gestión de la documentación es muy importante debido a que muchos de sus procesos productivos generan o usan documentos de diverso ámbito. Dicho esto, un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de estos documentos:
- Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La custodia de estos documentos o su duración es variable aunque suele estar sobre los 5 años.
- Archivo administrativo: Sólo las grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge ésta y las demás etapas. Las oficinas remiten toda la documentación generada directamente al archivo pudiendo regresar a la fase anterior si se requieren. Tras quince años de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.
- Archivo intermedio: La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo de los documentos, a fin de conservar lo pertinente.
- Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
(fuente: Google Sites)
Tratamiento de Archivos (TDA) puede ayudar a las empresas Y ORGANISMOS en cualquiera de estas fases de un fondo documental prestando varios servicios:
- Organización: Enviamos archiveros a las empresas para que realicen un servicio de consultoría para montar un archivo desde cero o bien reorganizarlo en cualquier momento, haciendo indexaciones, inventarios, cambios de criterio, etc de toda la documentación que tengan a su disposición.
- Custodia externa: Recogemos los archivos y los guardamos y custodiamos en centros documentales con la máxima seguridad para que no tengas que preocuparte de ellos.
- Digitalización: No solo nos encargamos de gestionar y custodiar documentos físicos, sino que pasamos a digital cualquier tipo de archivo y de cualquier tamaño para una correcta organización.
- Expurgo y destrucción: Ayudamos a las empresas a decidir lo que se puede destruir y realizamos la destrucción confidencial certificando el servicio para el cumplimiento de la LOPD.
Si necesitas gestionar tu archivo, nosotros somos expertos y contamos con trabajos realizados por toda Andalucía. Contáctanos sin compromiso.
