Uno de los mayores errores que cometen muchas empresas suele ser la gestión de la documentación. En cualquier negocio existen numerosos procesos que conllevan generación del temido “papeleo”: hablamos de facturas, nóminas, albaranes, fichas de horas, informes de seguimiento, etc.
El problema real reside en el almacenamiento, cuidado y orden de todos estos archivos que son necesarios para la marcha diaria del negocio. Algunas compañías optan por tener bandejas en las que ir colocando los documentos por categorías. Otras prefieren pasar al plano digital y digitalizan todo en varias carpetas. Pero ¿qué ocurre con aquellas que tienen que necesitan tenerlo todo en papel y bien indexado, pero que el ritmo al que generan no les da para ordenar? Hablamos de la custodia documental.
La custodia documental va más allá de tener “controlada” la documentación y ordenada. Se trata de un sistema de archivo y guardado que, por un lado, facilita su localización; se evita el deterioro físico y se mantiene la seguridad.
Qué es la custodia documental y por qué la necesito en mi empresa
Seguro que ya te has podido hacer una idea de lo que es la custodia documental. Se trata de un servicio en el que se almacena y se organiza la documentación de forma física o digital. El lugar en el que hacemos todo esto se denomina archivo (incluso aquí internamente les llamamos así a los que tenemos).
En Tratamiento de Archivos estamos especializados en trabajar con los dos formatos y contamos con varios departamentos que se encargan de:
- Evaluar el tipo de información que necesitas custodiar.
- Transportarla de forma segura, protegiendo al máximo la confidencialidad de cada cliente.
- Indexarla mediante un sistema de códigos identificativos únicos, que mantienen la privacidad de los documentos y de la empresa.
- Depositarla en una nave que cuenta con todas las garantías de seguridad contra robos e incendios: contamos con diferentes depósitos acondicionados con sistemas de detección y extinción de incendios, alarma 24 horas y control de plagas y desratización, entre otros.
- Digitalizarla en caso de que se requiera, pudiendo elegir entre consulta física o virtual.
Y ¿por qué acudir a una empresa externa cuando puedo hacerlo yo mismo o mis empleados? Esta pregunta se te habrá pasado por la cabeza, pero una vez que descubres los beneficios de la custodia documental, no volverás a almacenar papel en tus instalaciones.
Aun así, te damos algunas de las principales razones que hemos ido escuchando, en base a nuestra experiencia:
“Empecé con un pequeño armario que hacía de archivo y ahora necesito casi una sala de mi oficina, ¡necesito espacio!”. Esta suele ser la principal, la falta de espacio. Es cierto que depende de cada negocio, pero puede ser porque la empresa ha crecido a otros mercados o porque ha diversificado su cartera de productos y/o servicios.
“La ley me obliga a conservar cierta documentación durante años y no sé como organizarla”. Hay compañías que debido al carácter de la información que almacenan, por ejemplo, clínicas o bufetes de abogados, que tienen que guardar todo durante un periodo de tiempo.
Esta tipología de archivos suele ser abundante y estar desordenada, por eso buscan ayuda externa que pueda encargarse de recogerla, custodiarla y, llegado el momento, destruirla, garantizando que se cumplen todos los protocolos de seguridad.
“Mi personal dedica mucho tiempo de su jornada laboral a buscar información que, en muchas ocasiones, parece estar perdida”. La pérdida de expedientes es bastante común en el día a día de las empresas, sobre todo en aquellos departamentos que se encargan de la gestión de datos, ya sea de RRHH, contabilidad, e incluso dirección.
En Tratamiento de Archivos te ofrecemos la posibilidad de optar por un servicio a medida en el que nos encargamos de la custodia documental, la digitalización y las consultas.
“En mi negocio se genera mucha información sensible y me inquieta que se extravíe o que se vulnere la privacidad de datos, ya que no cuento con un sistema de seguridad”. No nos equivocamos si apostamos a que tienes información importante de tu negocio (como contratos, facturas, nóminas) en un mueble de paso entre oficinas o en tu propio despacho sin más seguridad que una pequeña llave que bloquea los cajones.
Cuando son pocos documentos puedes optar por llevártelos encima o guardarlos donde no se vean, pero es cuando se empieza a acumular el momento en el que te das cuenta de que no tienes un buen sistema que salvaguarde los datos esenciales de tu compañía.
Tratamiento de Archivos, custodia documental en Andalucía
Tratamiento de Archivos cuenta con un servicio de custodia documental en Sevilla, Jerez y Algeciras, además de tener clientes y dar servicio a cualquier parte de Andalucía y Extremadura.
Contamos con experiencia acreditada y nuestros clientes, entidades públicas y privadas, avalan nuestro trabajo y metodología. Si crees que tu empresa necesita ayuda con la gestión e la documentación, contacta con nosotros.
