La gestión documental, almacenamiento y tratamiento de archivos es una actividad esencial en el desarrollo de las empresas, aunque aún muchas de éstas no la tienen en cuenta. en TDA, expertos en tratamiento, gestión, digitalización y almacenamiento de documentación en Andalucía, te damos algunas claves.

La mayoría de empresas, sea cual sea el sector en el que desarrollan su actividad, no prestan atención a la gestión de la documentación que genera cada día. Esto es posible porque, en muchos casos, los negocios no son conscientes de la importancia que tiene la gestión, digitalización y custodia de la información que contienen estos documentos.
A primera vista, puede parecer un punto de la empresa que no se encuentra entre los más importantes; sin embargo, la custodia de la documentación de su empresa es una actividad directamente relacionada con la seguridad de la misma.
¿Cuáles son las ventajas de la custodia y gestión de los documentos?
- Centralización de la documentación.
En primer lugar, hemos de tener en cuenta que contar con un servicio de gestión documental permite que la información relevante de su empresa se encuentre centralizada y sus documentos estén controlados en todo momento. Esta situación evitará la pérdida de documentos esenciales de la compañía en caso de cualquier tipo de siniestro habitual, como pueden ser robos o incendios, por ejemplo. - Seguridad en las operaciones internacionales.
Además, esta necesidad se multiplica en el caso de que su empresa realice operaciones, transacciones y cualquier tipo de movimiento fuera del país de origen, pues, de este modo, aumenta el riesgo de que sus documentos puedan extraviarse. - Rapidez en la búsqueda de documentación.
El ritmo vertiginoso al que tienen que enfrentarse las empresas cada día, consecuencia de la implantación tecnológica y del volumen de negocio, es necesario que los trabajadores de la entidad tengan un acceso rápido y efectivo a la documentación que requiera cada operación y en cualquier momento que ésta sea necesaria, a lo que se suman las instalaciones de recuperación de información eficientes. Y esto es posible gracias al almacenamiento y gestión de documentos. - Personalización de documentos de su empresa.
Por otra parte, es posible personalizar los documentos de entrada y salida de la compañía, como pueden ser las facturas físicas o electrónicas, formularios específicos y cualquier tipo de documentos. - Absoluta seguridad para documentos críticos y de suma importancia.
Gracias a la gestión documental, puede llevar a cabo la personalización de sus documentos y que estos gocen de absoluta seguridad, permaneciendo seguros los datos críticos de su empresa, almacenados en cualquier tipo de soporte. - Rentabilidad de los trámites.
La gestión de documentación es fundamental, sobre todo, para aquellos cargos que se caractericen por la sobrecarga de tareas, estableciéndose como la forma más eficiente y rentable de gestionar los trámites diarios. - Aumento de espacio. Las empresas liberan el espacio de sus instalaciones que pueden destinar a otras aplicaciones y trabajos.
Gracias al sistema de gestión documental de su empresa, es posible que la documentación de su empresa se encuentre en un lugar seguro y accesible. En TDA, expertos en la gestión, almacenamiento, custodia y digitalización de documentos en Andalucía, queremos que rentabilice su trabajo diario, queremos solucionar los problemas de espacio de su empresa y lograr una gestión efectiva de los documentos más importantes.