A continuación, vamos a comentar un caso de éxito de nuestra empresa TDA – Tratamiento de Archivos, en el que hemos conseguido ayudar a una inmobiliaria en su transformación digital, liberándola de todos los archivos que almacenaba desde hace tiempo.
Esta empresa controla un grupo de 35 sociedades, cada una de las cuales tiene su contabilidad, sus facturas y por consiguiente sus carpetas de documentos. Cada año que pasa va creciendo su archivo, ocupando metros y metros de paredes, de oficinas, trasteros etc. A su vez, también va creciendo el tiempo que se necesita para consultar cualquier documentación ya sea para inspecciones de administraciones públicas, para reclamar impagos, para consultar proyectos ejecutados, atender reclamaciones, etc. Todo esto provoca que el área administrativa cada vez esté más colapsada y que los procesos de consulta y búsqueda de documentos consuman un tiempo elevado que muchas veces las empresas no pueden asumir. El momento de la transformación a un modelo de oficina digital es inevitable pero al mismo tiempo temido por los empleados acostumbrados a un sistema que ya conocen, pero nosotros somos expertos en realizar este proceso y nuestro método de trabajo hace que la transición sea rápida y sin mayores quebraderos de cabeza para la empresa que nos contrata.
En ese punto nos pusimos a analizar el funcionamiento de esta empresa y les hicimos el siguiente trabajo:
- Recogimos todo el archivo en papel que mantenían en sus oficinas para la guarda y custodia de documentos en uno de nuestros centros documentales.
Beneficio: Se recuperan esos metros que tenían ocupados para dedicarlos a fines más eficientes y se elimina el riesgo de pérdida de la documentación por robo, incendio o inundación. También mejora el cumplimiento de la LOPD.
- Se escaneó la documentación contable identificando cada documento con el número de asiento para que su nuevo programa de control ERP pudiera mostrarlo en pantalla con solo pulsar un botón.
Beneficio: El tiempo de acceso y consulta de un documento pasa a ser de unos segundos, reduciendo considerablemente los tiempos de gestión de la documentación.
- Destrucción de manera confidencial de toda documentación ya prescrita y se realizó un plan de destrucción anual a medida que los documentos van cumpliendo su fecha de prescripción.
Beneficio: Con la destrucción de archivos la empresa consigue un ahorro del espacio ocupado y evita sanciones y multas por las organizaciones pertinentes.
Para los empleados no supuso ningún trauma ni inconveniente ya que no tuvieron que hacer nada, simplemente vieron que su documentación desaparecía de sus paredes a través de la digitalización de archivos. Y para la dirección de la empresa supuso que pudieron mudarse a unas oficinas más pequeñas y mucho más económicas al no tener que guardar toda la documentación que iban generando.
Tratamiento de Archivos les ofreció el “paquete completo” ya que somos expertos en la guarda y custodia de archivos, la digitalización de los documentos y su destrucción confidencial con más de 25 años de experiencia en el sector.
A su vez, contamos con 5 centros documentales repartidos entre Sevilla, Jerez y Algeciras por lo que nos adaptamos a la situación actual de tu empresa y te ofrecemos un servicio rápido y personalizado.