El colectivo de los procuradores/as es muy especial en su relación con el papel.
Todo su trabajo ha estado siempre justificado en papel. Cada notificación que hacen tiene un documento que lo justifica y que por tanto hay que guardar para siempre, más o menos. Esos archivos en papel junto con otros que completan los expedientes son imprescindibles para este colectivo porque pueden ser fundamentales en cualquier procedimiento judicial, a la hora de contabilizar plazos, por ejemplo, o de poder demostrar si una persona implicada ha sido debidamente notificada de cualquier modificación de un determinado procedimiento.
Los procuradores normalmente empiezan guardando los documentos en carpetas AZ o en archivos definitivos, que a su vez se colocan en estanterías en los propios despachos “decorando las paredes”. Una vez que tienen llenas todas las paredes, se tiende a guardar las cajas en el cuartillo más escondido de la oficina, ese que normalmente tiene el cuadro eléctrico, el servidor, la caldera, o cualquier otro elemento electrónico que es justo lo que habría que alejar lo más posible de nuestros documentos en papel. Una vez lleno el cuartillo, la opción que tienen es alquilar un trastero o una oficina para usarlo de archivo, por ejemplo.
Evidentemente el coste de tener algo alquilado como archivo sumado al coste de la gestión que eso supone (cuando hay que buscar documentación y después devolverla a su sitio) hacen que esto sea anti-rentable. A esto hay que sumarle los riesgos que corre el procurador al tener esta importantísima documentación custodiada en una simple oficina o trastero:
- Incendio. Las oficinas no tienen las medidas de seguridad contraincendios indicadas cuando tienen tanto papel acumulado y en un incendio, un trastero lleno de documentos puede ser el combustible perfecto para avivar el fuego.
- Robo de documentos. El robo en una oficina es mucho más fácil que en un centro documental con todas las medidas de seguridad.
- Pérdida de documentación. Al no estar bien ordenada y controlada por un software que indique la posición exacta de cada caja, muchos de los documentos acaban perdiéndose con el riesgo que ello supone.
- Inundación. Al estar en oficinas con vecinos arriba, o estar en trasteros, el riesgo de filtración de agua es alto.
- Incumplimiento de la LOPD al estar los documentos accesibles al público que entra en una oficina, lo que puede acarrear multas y sanciones importantes a los organismos que custodien los documentos de esta manera.
¿Qué debe hacer el procurador frente a la carga y gestión de tantos documentos en papel?
Debe plantearse contratar un servicio profesional de guarda y custodia de archivos como el que ofrece TDA – Tratamiento de Archivos S.L.
Nuestra empresa TDA presta el servicio de guarda y custodia documental y se encarga de todo el proceso completo:
- Recogida y traslado de la documentación a uno de nuestros centros.
- Inventario caja por caja.
- Guarda y custodia de archivos en nuestros centros documentales, que cuentan con todas las medidas de control y seguridad para tus archivos.
- Facilitamos la consulta de la documentación llevando la caja solicitada a la oficina del cliente, o bien escaneando el expediente y enviándoselo por mail o cloud.
- Destrucción confidencial de documentos una vez prescriba el documento.
Y todo esto por un precio mucho más económico que alquilar trasteros o que el metro cuadrado que estamos ocupando en archivo en vez de en otros usos más productivos para nuestras empresas.
O bien puede contratarnos la digitalización completa de su archivo, asegurando su perdurabilidad en el tiempo y la rápida gestión del mismo.
Si necesita un presupuesto o que un técnico vaya a visitarle para asesorarle de cómo hacer este proceso, solo tiene que rellenar la ficha de contacto de nuestra web o enviar un correo a comercial@tratamientodearchivos.es
