En la custodia de archivos, la destrucción de documentos es la parte final del proceso, pero no por ello deja de tener un papel esencial. Si actúas de modo correcto, obtendrás el certificado de destrucción de documentos confidenciales, un título que garantiza el ‘modus operandi’ de TDA.
El certificado de destrucción de documentos oficiales es emitido por las compañías especializadas en esta tarea. A través de él, los usuarios del servicio podrán demostrar la correcta eliminación de sus archivos ante los poderes públicos, y por otro lado, demostrar ante sus clientes un alto nivel de eficiencia en materia de gestión y custodia de archivos.
Por este motivo, disponer de este certificado no sólo es un signo de un buen uso de los recursos por parte de una empresa o particular, sino que también es un excelente argumento en la carta de presentación de una empresa a la hora de captar nuevos clientes, en cualquier ámbito de negocio que opere con información confidencial.
- ¿Qué incluye este certificado?
El certificado de destrucción de documentos confidenciales está íntimamente relacionado con la empresa destinada a realizar este proceso, ya que es la encargada de emitirlo. Por tanto, en el documento constará su identificación, el nombre de la persona que ha dirigido la eliminación de los archivos, así como el modo empleado para la misma, según las diferencias recogidas en la normativa europea.
- ¿Qué garantiza?
En toda compañía, cuya materia prima esté repleta de información confidencial, la emisión de este documento acreditará varias cuestiones muy importantes, tales como las que detallamos a continuación:
– Presentar este tipo de documentación acreditará ante todo tipo de requerimientos por parte de la Administración pública, el total cumplimiento de todas las normativas europeas relativas al tratamiento de la información.
– Con esta certificación, los usuarios podrán sentirse totalmente seguros en torno al buen uso de su documentación, asumiendo que la información privada sobre sus negocios o actividad cotidiana no correrá ningún tipo de peligro, y que su eliminación, atendiendo a sus diferentes regímenes de vigencia, será totalmente irreversible.
– La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es la norma matriz que rige el cumplimiento de la legalidad en materia de tratamiento, gestión, digitalización y destrucción de archivos. En base a ella, se ha articulado la Agencia Española de Protección de Datos, organismo ante el cual acreditarás, mediante el certificado de destrucción de documentos confidenciales, un funcionamiento conforme a sus legislaciones.
- ¿Qué compañías pueden emitir este certificado?
Las empresas con capacidad para emitir este certificado serán aquellas especializadas en todos los ámbitos del proceso de la custodia de archivos. Para ello, deberán contar con profesionales especialmente cualificados en esta materia.
Asimismo, para todas estas compañías resultará básico contar con las tecnologías apropiadas para garantizar una destrucción de archivos totalmente sostenible, lo cual garantizará, por tanto, el cumplimiento de todas las normativas medioambientales.
En TDA, creemos en la gestión integral de todos los problemas relacionados con la custodia de archivos, entre los que se encuentra la destrucción de documentos, un área en la que nuestra empresa consta con todas las homologaciones oportunas para emitir este certificado.
Si necesitas más información sobre cómo destruir tus documentos de forma segura, contacta con nosotros.
