La gestión documental de una empresa tiene una gran importancia, pero es un aspecto que descuidan la gran mayoría de ellas. El valor que tiene la información y los documentos en original debe ser tenido en cuenta a la hora de decidir cómo se gestiona un archivo físico, dónde se guarda y custodia y cómo se ordena para poder fácilmente acceder a ellos.
La mayoría de empresas no tienen un espacio físico adecuado para guardar y custodiar la documentación, ya que llegado cierto punto, el espacio con el que cuentan les resulta limitado y por ende, necesitan de almacenes que le proporcionen un lugar donde reunir toda esa información confidencial con el objetivo de tenerla a mano y acceder a ella de forma rápida.
La solución a este problema es contratar una empresa especializada en gestión documental y en concreto en la guarda y custodia de documentación.
La principal ventaja de la utilización de una empresa especializada es que ofrece un centro documental con la máxima seguridad y orden donde poder alojar el archivo físico con lo que el espacio antes ocupado en la oficina se puede emplear para otras actividades con el fin de aumentar la productividad y eficiencia.
En cuanto al aspecto legal y normativa tributaria, toda la documentación que se pueda guardar tal y como libros diarios, cuentas anuales, registros de IVA, IRPF, facturas, documentos bancarios…etc, hay que hacerlo con la máxima diligencia y de forma estructurada para facilitar la búsqueda en el caso de que la Administración requiera de alguna documentación.
Contacta con nosotros y te asesoraremos al momento.
En TDA nos diferenciamos por ofrecer un plan de gestión documental rápido, personalizado y privado, para ello, sólo tienes que:
- Contactar con nosotros y te enviaremos un presupuesto en menos de 2h.
- Una vez aprobado, un director comercial se acercará por tus oficinas para realizar una evaluación in situ.
- Retiraremos sus documentos y los trasladaremos a nuestro centro más cercano
- Realizaremos un pre-inventariado y entregaremos una copia de la información que tenemos.
- En el almacén, codificaremos los contenedores con pegatinas identificativas y se depositarán en estanterías donde sólo podrá acceder personal autorizado.
- Una vez realizado todo el proceso, se podrán solicitar consultas de las documentación por correo electrónico o en nuestras instalaciones por personal autorizado.
En definitiva un centro documental homologado, evita que se pierda esa documentación relevante para la empresa y que a su vez puedas disponer de inmediato de ella en cualquier momento.
Nuestras áreas de actuación son Sevilla, Cádiz, Málaga, Mérida, Cáceres, Badajoz, Huelva, Granda y Córdoba.
