¿Qué software de gestión documental es el más adecuado para mi empresa? ¿Cómo saber cuál elegir? En TDA, nuestra expresa de tratamiento, gestión y custodia de archivos en Andalucía, resolvemos algunas dudas.
Digitalización e innovación han irrumpido de forma notable en la sociedad actual. Es un hecho que, en la mayor parte de los ámbitos de trabajo, la tecnología ha tomado gran fuerza, por lo que la adaptación continua es esencial para las empresas.
La gestión de documentación empresarial no escapa de este nuevo panorama digital; de esta forma, es recomendable que las empresas, sea cual sea su naturaleza, cuenten con un sistema de gestión documental o software que asegure sus archivos y permita a los trabajadores acceder a éstos siempre que sea necesario. Pero, antes que nada, ¿qué es un sistema de gestión documental?
Cuando hablamos de software de gestión de documentos nos referimos al conjunto de programas dedicados a la gestión de bases de datos y que contienen, además, la tecnología necesaria para el tratamiento de archivos de toda índole, especialmente documentos científicos, técnicos y digitales.
Estos sistemas se diferencian de las bases de datos convencionales, orientadas a la gestión de documentos administrativos generalmente. Es muy importante que las empresas que deciden acertadamente contar con un software de gestión documental dispongan de conocimientos que permitan adoptar las decisiones de adqusiión de este sistema de forma efectiva. De hecho, esto es más importante de lo que generalmente se cree, pues si nuestra elección es errónea, ésta condicionará el trabajo de nuestra empresa durante muchos años.
Tipos sistemas de gestión documental
Es importante tener en cuenta que el cambio de un software a otro o, simplemente, la implantación de un software de gestión documental en la empresa puede ralentizar durante algún tiempo la velocidad de trabajo por la necesidad de adaptación plena; sin embargo, es una inversión segura que aportará beneficios a medio y largo plazo.
Para elegir un sistema de gestión documental, antes que nada has de tener en cuenta qué tipo de trabajo realizan los trabajadores de tu empresa y, así, considerar cuál de los muchos sistemas que existen se adaptan mejor. Esto se debe a que, entre el amplio abanico de este tipo de programas, cada uno destaca en algún campo, de modo que unos sistemas se centran en en el control de gestión de procesos y quizá sean más sofisticados de lo que nuestra empresa requiere. Son los llamados workflow.
Por otro lado, existen softwares que destacan por su función de carga masiva de datos, recomendados, por tanto, para gestionar cantidades muy elevadas de documentos, como pueden ser miles de estos a diario.
Otros, en cambio, cuentan con sistemas de búsqueda muy potentes y versátiles.
En TDA, somos partner de la empresa MTC Soft, cuyo software Archivatech es la mejor herramienta posible para la gestión documental de tu empresa. Se trata de un programa que se caracteriza por su facilidad de uso, sin renunciar a una robustez a toda prueba.
– Clasificación de los documentos en un sistema de carpetas similar al de Windows (mínimo aprendizaje).
– Introducción ágil y rápida de los documentos (simplemente “arrastrar y soltar” con el ratón).
– Y con un sistema de búsqueda rápido, sencillo y potente. Un interfaz intuitivo y amigable.
¡Consúltanos!
