En la actualidad, está muy de moda el término de la «transformación digital». Este término engloba la aplicación de la tecnología en nuestras actividades diarias, lo cual resulta en un ahorro considerable de tiempo en tareas rutinarias, procesos diarios, un aumento de la eficiencia en el desempeño laboral y una mayor seguridad en la gestión de datos, entre otros.
Sin embargo, es importante que sepamos capaces de apreciar los beneficios que esta «digitalización» puede ofrecer a nuestra empresa. Nos referimos al tiempo que usualmente dedicamos a la gestión y consulta de documentos, así como al espacio físico que estos ocupan que cada vez hace menos accesible nuestro archivo y el propio acceso a los documentos, sin contar con los riesgos asociados en seguir manteniendo los archivos en papel y que detallamos a continuación.
Optimizando la gestión de gocumentos y archivos de oficina
En cuanto al tiempo, debemos pararnos un día y analizar la cantidad de tiempo que se dedica en una oficina a las siguientes actividades:
- Abrir la correspondencia física y ordenar y archivar esos documentos.
- Imprimir facturas, albaranes, justificantes, contratos, etc. y archivarlos.
- Clasificar esos típicos archivos AZ, con su descripción al lomo, y su colocación en estanterías.
- Búsqueda de cualquier documento que necesitemos en ese archivo, que puede estar en la oficina o en un trastero por ejemplo y que nos hace perder tiempo y espacio usable en otros procesos más importantes.
- Escaneo de documentos, que si hay que compartirlo, enviarlo o más personas necesitan de tener acceso a su contenido, es más laborioso y peligroso de trabajar, sobre todo si contiene datos confidenciales de clientes y/o empresas.
- Devolución de un documento consultado a su sitio de origen. Tiempo que se gasta buscando el documento y volviéndolo a clasificar y archivar en su correspondiente ficha o carpeta.
A todo este tiempo improductivo hay que sumarle el coste económico de todo esto y el impacto medioambiental del consumo de papel, tinte, cartón, etc.
También comentábamos el espacio que ocupan estos archivos infinitos en nuestras paredes de las oficinas, en metros cuadrados de suelo o peor aún, teniendo que pagar por tener trasteros alquilados para meter estanterías con los archivos.
Riesgos asociados a la gestión de archivos en papel: ¿qué implica no tener digitalizados los documentos de una empresa?
Existen riesgos que muchas empresas no tienen en cuenta y que pueden afectar negativamente ya no solo a su productividad, sino efectos adversos como multas y sanciones económicas o peligros derivados de mantener los documentos en papel que te contamos a continuación:
- Aumenta el riesgo de incendio por la acumulación de papel. Esto hace que sean necesarias medidas contraincendio que casi ninguna empresa cumple para cumplir la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
- Riesgo de pérdida o deterioro de la documentación por inundación por averías o lluvia.
- Riesgo de incumplimiento de la Ley de Protección de Datos.
¿La solución?: Contratar una empresa de digitalización de documentos y custodia de Archivos
Todo lo descrito anteriormente tiene fácil solución si confías la documentación que generas a una empresa especializada y líder en la administración y custodia de documentos. En “Tratamiento de Archivos” somos una empresa con más de 25 años de experiencia en la digitalización de documentos y archivos de oficina. Entre nuestros servicios nos encargamos de escanear la documentación y así no generar más papel en las oficinas ofreciéndote un acceso rápido a tus archivos a múltiples usuarios desde cualquier dispositivo. Además, ofrecemos servicios de custodia para garantizar la seguridad y preservación de la documentación física en el caso de que sea necesario.
