La digitalización de documentos ha sido el primer paso que numerosas empresas han dado dentro de su estrategia de transformación digital. Sin embargo, aunque las ventajas son muchas, hay que tener en cuenta que digitalizar archivos no solo consiste en escanear y guardar.
Una de las principales razones para empezar a tener una oficina sin papel, es librarse de la gestión de la documentación física. Determinados procesos generan mucha cantidad de papel, que, en más de una ocasión, acaba perdiéndose, mal guardada o simplemente rompiéndose. Hacemos referencia a facturas, albaranes, nóminas, documentos notariales e incluso correspondencia.
En cualquier tipo de negocio hay una parte importante del conocido y temido “papeleo” y, por tanto, también la posibilidad de que este sea digitalizado. Y aunque algunas organizaciones optan por el do it your self (hágalo usted mismo), lo cierto es que existen proveedores externos, como Tratamiento de Archivos, que cuenta con profesionales dedicados a la digitalización de documentos de toda índole: desde historiales médicos, planos de arquitectura, hasta libros, revistas, e incluso tickets de compra.
Ventajas de la digitalización de documentos
Aunque a priori son todo beneficios, digitalizar documentos va más allá del simple ahorro de papel:
- Agilidad en los procesos: tener toda la documentación en un formato fácilmente compartible y accesible, como puede ser en una nube de trabajo o en la intranet de la empresa, hace que ciertos procesos sean más ágiles. Por ejemplo, presentación de impuestos, auditorías o elaboración de informes.
- Ahorro de tiempo: los empleados no perderán tiempo de su jornada laboral buscando documentos por cualquier cajonera archivadora. Esto hará que las búsquedas sean más eficientes.
- Evita la pérdida, robo o extravío de la documentación: además de tener los archivos a mano, puedes guardarlos en una nube privada, con accesos restringidos y sistemas de seguridad que eviten el robo o el “traspapelado”.
- Empresa 4.0: como ya hemos comentado al principio, la digitalización de documentos es uno de los primeros pasos en la transformación digital de una empresa. Se puede certificar como organización verde, creando una oficina que genere “cero papel”.
La digitalización de documentos va más allá del simple escaneo, creando un método de trabajo basado 100% en lo digital. Una vez escaneado el documento (bajo ciertos criterios y teniendo en cuenta sus características, como el gramaje del papel, si contiene fotografías, si tiene partes escritas a mano, si contiene firmas ,etc), se le da un tratamiento específico para que pueda ser indexado y, lo más importante, posteriormente buscado.
Se puede incluir OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), pasar a un formato más universal, como el PDF, e incluso incluirle metadatos para identificar los términos principales que incluye y evitar así cualquier error durante la etapa de guardado.
Y ¿Cuáles son las empresas o sectores en los que se puede llevar a cabo la digitalización de documentos? La respuesta es sencilla: cualquiera, sin importar actividad, tamaño ni ubicación. De hecho, ni siquiera es necesario que cuenten con soluciones tecnológicas específicas para la gestión de información, como un CRM o un ERP.
A continuación, algunos ejemplos de las organizaciones que, en base a nuestra experiencia, más documentos digitalizan:
- Hospitales y clínicas de cualquier especialidad (dentales, dermatológicas, psicólogos, etc): las historias clínicas son un ejemplo muy clarificador de la importancia de tener a mano y bien clasificada la información. De hecho, en Tratamiento de Archivos somos expertos en trabajar con ellas y tenemos a varios Hospitales y Clínicas entre nuestros clientes.
- Notarios y abogados: otro de los sectores que más ha crecido en cuanto a demanda de digitalización de documentos, sobre todo por la ingente cantidad de papeles que necesitan para la consecución de su trabajo. Con los archivos digitales, el transporte de la documentación se hace mucho más fácil, y se agiliza la presentación de ciertos trámites.
- Compañías de transporte: este tipo de negocio necesita tener a mano y de forma muy ordenada los albaranes de la mercancía que transportan. Además, una vez digitalizados, se pueden gestionar rápidamente en los sistemas informáticos, agilizando procesos y evitando errores que puedan suponer aumento de costes.
En definitiva, cualquier empresa que maneje información en papel puede encontrar en la digitalización una forma de optimizar tus recursos, desde el tiempo, los costes, equipos y empleados.
En Tratamiento de Archivos somos expertos en Custodia y Digitalización de Documentos. Trabajamos por toda Andalucía, además de parte de Extremadura.
Si quieres conocer nuestra metodología de trabajo, contacta con nosotros, te asesoraremos y adaptaremos un paquete a medida de las necesidades de tu negocio.
