custodia de DOCUMENTOS
custodia de documentos
TDA dispone de 7 centros documentales entre Andalucia y Extremadura
– Soluciona tus problemas de espacio y aprovéchalo para otros fines más productivos.
– Mejora la seguridad de tu archivo externalizando su custodia en un centro documental homologado para ello.
– Solicita consultas de tus expedientes de manera física o digital.
– Digitaliza la documentación que consultes a menudo o que quieras guardar con seguridad.
– Solicita el expurgo y destrucción de la documentación prescrita.
+900.000 archivos en custodia
+50.000 consultas cada año
+2,5 millones de documentos digitalizados
ventajaS
¿Por qué externalizar su archivo?
Cumplimiento normativo
La acumulación de documentos en papel puede incumplir normas de PRL, LOPD, e incluso de la carga de peso admitida en viviendas u oficinas.
tiempo
Nos encargamos de realizar inventario de toda la documentación, teniendo la opción de solicitarla de forma física o digital, sin necesidad de buscarla.
empresa 4.0
La digitalización es uno de los primeros pasos en la transformación digital de una empresa. Certifique su empresa como «organización verde».
ahorro
Si tienes un trastero u oficina alquilado para guardar la documentación.
seguridad
Frente a posibles inundaciones, robos, incendios o pérdidas
espacio
Administra el espacio libre generado en la oficina para otros fines.
Proceso de la custodia documental
En TDA nos ocupamos de recoger, gestionar y custodiar tus documentos, gracias a un equipo de profesionales y contando con unas instalaciones especializadas.
1. LOGÍSTICA INICIAL
Más Información
Valoración in situ de la documentación y pre-inventariado. Una vez realizado este trabajo, se procede a la recogida y traslado de los documentos a nuestros centros en contenedores de TDA, que evitan la identificación de los mismos en cumplimiento con la LOPD.
En el centro, codificamos los contenedores con pegatinas identificativas que describen los contenidos y permiten su posterior localización dentro de nuestras instalaciones.
2. DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN
Más Información
Los contenedores se depositan en estanterías dentro de nuestros centros documentales, en los que solo puede entrar personal autorizado. Son edificios exentos (sin colindantes), de hormigón y con la zona de trabajo aislada de la zona de custodia.
Disponemos de un software de gestión documental propio totalmente desarrollado por nosotros el cual nos aporta la máxima seguridad y eficiencia en el desarrollo de todos los procesos relacionados con la custodia de documentos.
3. CONSULTA DE DOCUMENTACIÓN
Más Información
Nuestros clientes pueden solicitar consultas de su documentación por medio de correo electrónico.
Este servicio comprende:
- La recepción de las peticiones de documentación realizadas exclusivamente por personas autorizadas.
- Búsqueda de la documentación y transporte hasta la sede del cliente o envío de la consulta digitalizada por email.
- Recogida y reubicación de la documentación en su lugar de origen.
La consulta de la documentación también se puede hacer en nuestras instalaciones, siempre por personas debidamente acreditadas.
CARACTERÍSTICAS DE nuestros cenTROS DOCUMENTALES
Contamos con sistemas de alarma de intrusión conectado con central receptora.
Sistema de prevención de incendios conectado a central receptora.
Medidas de control preventivo del agua, de temperatura y de humedad.
Realizamos periódicamente medidas de control anti-plagas.
Estructura de estanterías de rack selectivo con pasillos elevados (entreplantas), montadas sobre escalas y largueros de acero según las normativas europeas EN 10025; EN 10147:2000; EN 10149:1996, que garantizan la resistencia mecánica, la calidad del material y la seguridad estructural.
otros servicios
Digitalización de documentos
Contamos con una oficina especializada en la digitalización de documentación, pudiendo elegir entre digitalizar las consultas o todo el archivo.
destrucción documental
Destrucción de documentos en papel en centros homologados para el reciclaje y con emisión de certificado de destrucción confidencial.
gestión documental
En Tratamiento de Archivos ofrecemos la posibilidad de realizar para las empresas cualquier gestión que necesiten relacionada con su archivo.
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