Digitalización de documentos
Ventajas de la digitalización
Procesamos y realizamos un escaneo de los documentos para que tengas un acceso fácil y rápido a tus archivos consiguiendo:
- Rápido acceso de múltiples usuarios desde cualquier dispositivo.
- Las imágenes pueden rehacerse y mejorarse electrónicamente.
- Se pueden obtener copias de seguridad.
- Facilita la búsqueda de la información.
- Las imágenes pueden reproducirse tantas veces como sea necesario sin perder la calidad.
- Las imágenes digitales no se deterioran con el uso.
¿Cómo se digitalizan los documentos?
Fases del proceso previo
Más Información
- Archivado de documentos: preparación de la digitalización de documentos según las reglas archivísticas.
- Procesos tecnológicos: aplicación de reglas ligadas a la tecnología de la digitalización (Imágenes, OCR, etc.).
- Legalización: cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor de los documentos digitalizados.
FASES DE LA DIGITALIZACIÓN
Más Información
- Captura con escáner del documento físico, eliminando grapas, encuadernaciones, distintas calidades, etc.
- Indexado de la información extraída del documento, asignando la descripción requerida a cada imagen o expediente.
- Almacenamiento del documento y la información para una posterior búsqueda.
- Copia de seguridad de los archivos.
¿TIPOS DE DOCUMENTOS A DIGITALIZAR?
Documentación administrativa
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Documentos en tamaños A4 o inferiores (facturas, albaranes, contratos) que se digitalizan de forma masiva en escáner de rodillos de alta producción.
GRANDES FORMATOS
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Nos referimos a documentos como planos con tamaños desde A3 hasta A0 e incluso superiores.
Somos especialistas en este formato ya que tenemos entre nuestros clientes a colegios de arquitectos a los que prestamos este servicio de manera continuada desde hace años.
Disponemos de escáneres de planos de última generación hasta tamaños A0. Para formatos superiores se hacen uniendo imágenes mediante software especializado.
DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA
Más Información
Se trata de documentos con alto valor histórico que están protegidos por la normativa de Patrimonio.
TDA cuenta con escáneres de planos de última generación y con escáneres cenitales que cumplen con las normas FADGI 3 o 4 estrellas, METAMORFOZE o METAMORFOZE light e ISO 19264-1 A o B que son las recomendadas por la guía de “Recomendaciones para proyectos de digitalización de patrimonio bibliográfico y fotografía histórica” publicada por el Ministerio de Cultura y Deportes de nuestro país, publicada el 27 de septiembre de 2.021.
El escáner tiene una bandeja adaptativa a los lomos de los libros para disminuir la presión en las páginas al abrirlo.
Se incorporan los metadatos técnicos y descriptivos según esquema e-EMGDE (Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico).
Contamos en plantilla con licenciados en Historia y máster en Documentación, con mas de 10 años de experiencia en proyectos de este tipo.
TDA aporta una ventaja fundamental: El servicio de digitalización se realiza dentro de un centro de custodia, con todas las medidas de seguridad y confidencialidad descritas en su apartado y no en una oficina de una empresa que solo se dedique a digitalización. Asimismo el servicio de recogida y devolución de la documentación escanear lo realiza TDA con sus vehículos y personal propios, que están formados en LOPD y tienen experiencia en este tipo de trabajos.
otros servicios
custodia de documentos
TDA se encarga tanto de la recogida como de la custodia y gestión documental mediante un software a medida, contando con un equipo profesional y unas instalaciones de alta seguridad.
destrucción documental
Disponemos de centros homologados de reciclaje y emisión de certificado para la destrucción de documentos confidenciales.
gestión documental
En Tratamiento de Archivos ofrecemos la posibilidad de realizar para las empresas cualquier gestión que necesiten relacionada con su archivo.
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