La documentación que genera una empresa o un autónomo tiene un doble valor.
Por un lado, la necesitamos para la propia gestión administrativa de todas las áreas de esta.
Por otro, tiene una importancia fundamental a la hora de poder mostrar un documento original a Hacienda, Seguridad Social, un juzgado o un cliente o proveedor, ya que tiene valor probatorio y su pérdida podría tener consecuencias fatales.
Por estas razones el empresario está obligado a conservar estos documentos durante distintos plazos, según el tipo, incluso una vez liquidada la empresa, para determinados tipos de archivos.
A la vista de esta situación, se nos presenta la decisión de qué hacer con toda esa documentación que vamos acumulando año tras año. Tenemos 3 opciones:
1. Custodiar esos documentos en mi empresa o en una empresa externa de gestión documental.
2. Digitalizar la documentación (ya sea por nuestros medios o contratando a un especialista).
3. Destruir los archivos que estén prescritos.
SOLUCIÓN IDEAL PARA LA GESTIÓN DE NUESTRA DOCUMENTACIÓN
En los 3 casos, la mejor solución es contratar a una empresa especialista en gestión documental como TDA, con 25 años de experiencia, 4 normas ISO y la clasificación administrativa más alta del sector.
- Para la custodia, ofrecemos 5 centros documentales repartidos por Andalucía con la máxima seguridad y control. Disponen de sistema de control de presencia y vigilancia conectadas con central receptora y policía local, sistema de prevención y extinción de incendios, control de temperatura, humedad, plagas, impacto de la luz y todos los requisitos exigidos a un centro de custodia documental.
- Para la digitalización, ofrecemos una plantilla de documentalistas con más de 15 años de experiencia y escáneres de todo tipo tanto para papel (hasta tamaños A0) y libros históricos, como radiografías, fotos, negativos, etc.
- Para el servicio de destrucción confidencial, TDA está homologada como gestor de residuos urbanos y dispone de máquinas destructoras de alta capacidad.
No pierdas el tiempo y tus recursos en la gestión documental cuando puedes acudir a una empresa como Tratamiento de Archivos para que se encargue de manera especializada de todo el proceso.
