Esta norma entró en vigor en toda Europa en el año 2.016 y es la que sustituye junto con la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales) a nuestra antigua LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).
Como ya todos sabemos, las empresas trabajan en mayor o menor medida con documentos y archivos en los que aparecen datos e información sensible o confidencial tanto de trabajadores como de clientes, por eso, el incumplimiento de esta normativa en cualquier empresa o autónomo puede conllevar fuertes sanciones económicas y por ello queremos exponer cómo el servicio de custodia externa de archivos que ofrece nuestra empresa TDA (Tratamiento de Archivos) puede ayudar de manera muy importante a facilitar a las empresas su cumplimento.
El servicio de custodia de documentos es esencial y obligatorio para aquellas empresas que tratan con documentación sensible.
Si las empresas contratan el servicio de custodia externa de su archivo en papel, dejan de tener en sus instalaciones esta documentación que contiene multitud de datos confidenciales con lo que se olvidan de tener que organizar las medidas de seguridad que exige el RGPD. Por ejemplo:
- La normativa te obliga a tener los documentos guardados en una habitación o en muebles con llave para que no puedan tener acceso a ella cualquier persona no autorizada que entre los despachos (clientes, limpieza, proveedores, etc)
- Ya no solo la propia información que pueda contener un archivo, sino también incluso para que no puedan verla a simple vista ya que puede haber datos en los lomos de las cajas, carpetas… (p.ej.nombre de un cliente en un despacho de abogados).
- La destrucción de la documentación no se puede hacer simplemente rompiendo las hojas en 4 pedazos y tirándolos a la basura. Hay obligación por parte de las empresas con este tipo de archivos, de realizar un destrucción certificada de documentos hasta que sea imposible su recuperación y siempre reciclarlo con un método sostenible para el medio ambiente.
OFRECEMOS UNA SOLUCIÓN PROFESIONAL EN EL SERVICIO DE CUSTODIA Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Nuestra empresa TDA presta el servicio de guarda y custodia documental, encargándonos de todo el proceso completo:
- Recogida y traslado de documentos a nuestros centros documentales homologados.
- Inventario de los expedientes
- Guarda y custodia de archivos en nuestros centros documentales, que cuentan con todas las medidas de control y seguridad
- Facilitamos la consulta de la documentación llevando la caja solicitada a la oficina del cliente, o bien escaneando el expediente y enviándoselo por mail o cloud.
- Destrucción confidencial de documentos una vez prescriba el mismo.
Tratamiento de Archivos tiene una amplia experiencia en el sector y cumple con las mejores prácticas procedimentales en la guarda, custodia, digitalización y destrucción de documentos.
