Es muy usual que las empresas o autónomos guarden su documentación en sus propias oficinas, llenando las paredes de estanterías con cajas de AZ o archivos definitivos, archivando facturas… Toda esa documentación acarrea que se ocupen metros cuadrados muy valiosos, que bien se podrían usar para otras actividades de la empresa aumentando así su productividad.
El siguiente paso que suelen dar cuando ya no les caben mas estanterías en las paredes o no tienen ninguna habitación con espacio libre para almacenar todos esos archivos, es buscar un trastero y trasladar allí sus preciados documentos.
Cuando el cliente guarda en una oficina o en un trastero la documentación, está asumiendo riesgos que pueden llevar consigo multas, sanciones y problemas más graves en el caso de documentos confidenciales.
Custodiando de esta manera los archivos estás asumiendo los siguientes riesgos:
- Incendio. Por lo general, los edificios de oficinas convencionales no disponen de las medidas de seguridad contraincendios necesarias.
- Inundación. El riesgo de filtración de agua es alto al ser subterráneos o bien tener vecinos arriba.
- Robo de documentos. El robo en trastero es mucho más fácil debido a la afluencia de personas que trabajan o entran en el edificio en comparación al sistema de gestión de archivos que puede realizar un centro documental con todas las medidas de seguridad que ofrecen hoy en día.
- Pérdida de documentación. Al no estar bien ordenada y controlada por un software o sistema de gestión documental que indique la posición exacta de cada caja, es mucho más fácil que la información desaparezca.
Este error sigue siendo muy común en profesionales que desconocen aún de la existencia de empresas como la nuestra dedicadas exclusivamente a la guarda y custodia de archivos. Y no somos una entidad de alquiler de trasteros, sino una empresa especializada en la gestión documental que te ofrece una amplia lista de tareas para prestarte un servicio de calidad:
- Recogida de la documentación en la sede del cliente.
- Traslado al centro documental.
- Inventario de cada unidad documental y colocación de código de barras para su posterior localización.
- Guarda y custodia de la documentación en un centro de seguridad con licencia para ello y equipado con sistemas contraincendios, alarma de presencia, control de plagas, de humedad, seguro de responsabilidad civil de 1.200.000 €,
- Atención de consultas de los clientes, enviando la documentación física o digitalmente.
- Posibilidad de destrucción confidencial.
