Los planos son un tipo de documento con una importancia muy alta, ya sean por ser el origen de una construcción o bien por su relevancia histórica. Por lo general, los documentos más utilizados y de mayor importancia son:
Planos de construcción: El promotor y el arquitecto de una construcción tienen obligación de guardar y custodiar todos los planos utilizados en esta durante el tiempo legalmente obligatorio (mínimo 10 años). También los colegios profesionales de arquitectos guardan una copia de los proyectos completos ya que en algún momento puede ser de vital importancia su consulta ya sea por un problema constructivo que aparezca, por obras de reforma o por cualquier vecino del edificio que necesite su consulta.
Planos históricos: El valor de determinados planos históricos puede ser incalculable ya que revelan y dan información de cómo se han llevado a cabo las construcciones de una ciudad, de sus monumentos y edificios más representativos. También puede haber planos cartográficos, urbanísticos, etc.
A los encargados y obligados de conservar este tipo de documento se le presentan dos problemas:
- El espacio que ocupan los documentos puede ser grande por el tamaño de este tipo de planos y no es fácil disponer de estos metros en las oficinas de hoy en día.
- La seguridad en la conservación de los archivos. En las oficinas hay riesgo de pérdida de los documentos por robo, inundación, incendio, etc. por lo que es indispensable tener una copia digital de los mismos.
Por ello, es importante asegurar la digitalización de este tipo de documentos debido a su importancia y para evitar posibles sanciones y multas a las empresas y responsables de estos archivos.
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En los 2 casos, la mejor solución es contratar a una empresa especialista en gestión documental como TDA, con más de 25 años de experiencia, 4 normas ISO y la clasificación administrativa más alta del sector.
- Pueden contratar el servicio de guarda y custodia externa de documentos. Ofrecemos 5 centros documentales con la máxima seguridad y control. Disponen de sistema de control de presencia y vigilancia conectadas con central receptora de alarmas y policía local, sistema de prevención y extinción de incendios, control de temperatura, de humedad, de plagas, del impacto de la luz y todos los requisitos exigidos en un centro de custodia documental.
- Pueden contratar la digitalización de planos. En TDA disponemos de escáner hasta tamaño A0 y ofrecemos una plantilla de documentalistas con más de 15 años de experiencia.
No pongas en riesgo una documentación tan crucial como tus planos, ya sean actuales o históricos y confía en una empresa especializada en el tratamiento de documentos.