La externalización del archivo físico por parte de las empresas es uno de los servicios más buscados de la actualidad. Por ello, TDA, expertos en el tratamiento de archivos en Andalucía, queremos hablaros sobre él y contarte qué beneficios aporta.
Aunque es cierto que la sociedad va tomando conciencia de las ventajas de la digitalización de documentos, lo cierto es que aún no estamos del todo preparados para enfrentarnos a esa oficia sin papeles, donde los documentos que queremos están detrás de la pantalla de un ordenador. Como no todos los documentos pueden ser destruidos, la mayoría de las empresas apuestan por contratar la custodia documental con una empresa externa. Un porcentaje muy elevado de las empresas, Instituciones u Organismos Públicos que deciden contratar este servicio lo hacen incentivados por la falta de espacio en sus oficinas. Puede pasar que aunque tengamos documentos que no nos sirvan, no podamos destruirlos por alguna ley específica. Hoy en TDA os mostramos dos de las ventajas que tiene contratar este servicio.
Ahorrar en costes
Pese a que muchos puedan creer que contratar este tipo de servicios aumentaría sus costes fijos, lo cierto es que los reduce. Cuando los documentos en papel que tenemos que almacenar superan el espacio del que disponemos, nos vemos obligados a realizar obras en nuestras instalaciones o alquilar un local cercano. Cualquiera de las opciones anteriores supone un gasto mucho mayor que contactar con una empresa para que nos gestione la custodia de archivos. De igual forma, si decidimos hacerlo de manera externa podremos ahorrarnos el tiempo en transportarlos y ordénalos, ya que dicha empresa se encargará de todo.
Riesgo de deterioro
Al no disponer de los elementos adecuados para custodiar los archivos de manera segura, es muy probable que estos se deterioren. En muchas ocasiones los documentos en papel están apilados en montañas infinitas. Esta acción no protege a los documentos del paso del tiempo y aumenta la probabilidad de deterioro.
Como hemos visto, lo más rentable –en cuanto a gastos económicos y temporales- es apostar por una empresa externa para que custodie todos tus documentos.
Otra manera, y quizás la más segura es la digitalización de estos. De esta forma nuestros documentos se podrán encontrar fácilmente y permitirán al propietario acceder a ellos desde cualquier parte del mundo. Como hemos dicho anteriormente, este procedimiento aun no se contempla en muchas de las empresas, Instituciones u Organismos Públicos españoles, ya que nos cuesta visualizarnos en una oficina donde no existen papeles. Desde TDA recomendamos este servicio, ya que ofrece ventajas como la rapidez en la búsqueda de documentos y la inexistente falta de espacio.
Desde TDA, expertos en tratamiento de archivos en Andalucía, esperamos que este artículo os haya servido de ayuda si estáis pensando contactar con una empresa para que se encargue de la custodia documental. En nuestra compañía, ofrecemos todo tipo de servicios, desde la digitalización de documentos hasta su destrucción. Si estáis interesados en contratar algunos de nuestros servicios tan sólo tenéis que poneros en contacto con nosotros.
